Blogi

EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämään tietojen ja raporttien hallintaan toimiva työkalu

EU:n uusi, ensi toukokuussa voimaan tuleva tietosuoja-asetus tulee muuttamaan henkilötietojen hallintaa ja niihin liittyviä prosesseja. Asetus ei merkitse henkilötietojen hyötykäytön loppua, vaan uusien vaatimusten tavoitteena parantaa EU-kansalaisten luottamusta henkilötietojensa asialliseen käsittelyyn. Tavoitteena on, että varmistamalla kansalaistensa oikeudet tietoihinsa ja niiden asialliseen käsittelyyn, mahdollisimman moni uskaltaa antaa tietonsa käytettäväksi EU:n alueella myös esimerkiksi rajat ylittävissä verkkokaupassa.

EU:n tietosuoja-asetuksen ytimessä on kansalaisen oikeus tietoihinsa. Käytännössä tämä merkitsee henkilötietoja käsittelevälle taholle mm. velvollisuutta raportoida kansalaisen / asiakkaan näin pyytäessä häntä koskevat ko. tahon rekistereissä olevat tiedot. Riippuen järjestelmistä ja niiden monimuotoisuudesta, raportointiprosessi voi osoittautua työlääksi.

Onneksi tarjolla on työkalu, joka paitsi helpottaa raportointia myös mahdollistaa rekisterien kattavan, läpinäkyvän ylläpidon. Haluttuja muutoksia, poistoja ja tarkennuksia voidaan tehdä sekä yksittäisen asiakkaan / kansalaisen että tarvittaessa koko rekisterin osalta.

Työkalun nimi on Cogniware GDPR Explorer. Se on järjestelmä, joka etsii yrityksen tietojärjestelmistä ja tiedostoista henkilötiedoksi luokiteltavan sekä strukturoidun että strukturoimattoman tiedon. Käytännössä tieto kerätään CRM:stä, muista sisäisistä järjestelmistä ja erilaisista dokumenteista, jonka jälkeen data identifioidaan, järjestellään ja varastoidaan.

Tämän jälkeen EU-tietosuoja-asetuksen vaativan raportin tekoon tarvitaan vain pari klikkausta. Käyttämällä Cogniware GDPR Exploreria ei tarvitse nähdä painajaisia tulevista raportointikyselyistä.

Houston Analyticsilla on Cogniwaren edustus Suomessa. Eli jos olet kiinnostunut toimivasta GDPR-raportointiratkaisusta, ole yhteydessä meihin. juha.raunama@houston-analytics.com  p. +358 40 084 5908.

https://youtube.com/watch?v=jOtBSpeLuqE