Blogi

Henkilöstöresurssien oikea kohdentaminen palvelee kaikkia

Jokainen meistä on kokenut tunteen, kun työt kaatuvat päälle. Tiettyyn rajaan asti yksilö voi venyä, mutta jossain vaiheessa tulee raja vastaan: asiakaspalvelu kärsii ja myynti menetetään. Toisaalta turhauttava tunne on sekin, jos hommia ei ole. Miten tehdä työsuunnittelu niin, että henkilökunta kokee työnsä mielekkäänä ja asiakkaat saavat hyvää palvelua.

Toimiva henkilöstösuunnittelu lähtee tiedon hyödyntämisestä työvoimatarpeiden ennustamiseksi. Vähittäiskaupan työvoiman mitoituksessa ensimmäinen askel on asiakasvirtojen vaihteluiden ennustaminen. Pitkän aikavälin kausivaihteluiden ennakoinnin lisäksi tarvitaan työvuorolistojen tekemiseen yksityiskohtaisempaa ennustetta päivä- ja tuntitasoisesta myynnin vaihtelusta, joka vaikuttaa suoraan henkilöstötarpeeseen. Asiakasvirtojen ennustamisen ohella toinen huomioitava kokonaisuus on hyllytys ja muu ns. rutiininomainen toiminta.

Näiden kysynnän ennusteiden ja mallinnusten pohjalta voidaan mallintaa myymäläkohtaisesti optimaalinen työntekijämäärä tuntitasoisesti vuoden jokaiselle päivälle. Staattisten vuosibudjettien sijaan mallinnus oppii jatkuvasti toteumista ja tarkentaa ennustetta uudella tiedolla läpi vuoden.

Analytiikan avulla voidaan myös tuottaa näkemystä käytänteisiin, joilla mahdollistetaan työvuorojen optimaalinen miehitys. Esimerkiksi sesonkien resurssointi helpottuu optimoimalla tasausjaksot. Sairauspoissaolojen, vaihtuvuuden ja henkilökunnan vapaatoiveiden alueellisia trendejä mallintamalla voidaan ennakoida lisähenkilöstön tarpeita. Sopimusrakenteiden optimoinnilla mahdollistetaan työntekijöille mielekäs määrä töitä ja taataan työnantajalle tarvittavat joustot hallita työvoiman kysynnän vaihteluita.

Kokonaisuudessaan henkilökunnan tarkoituksenmukainen mitoitus mm. säästää pitkällä aikajänteellä merkittävästi piilokustannuksia, tehostaa rekrytointi- ja perehdytysprosesseja sekä tarjoaa toimivia johtamisen mittareita. Kehittyneen analytiikan avulla on mahdollista lisätä jo olemassa olevan työvuorosuunnitteluohjelman älykkyyttä ja lisätä työvoiman hallinnan automaation astetta ja ennakoivuutta.

Kauppa- ja osastokohtaisesta henkilöstöresurssien optimoinnista on saatu erittäin hyviä tuloksia: Samalla kun asiakkaiden palvelukokemus saadaan varmistettua, on kustannustehokkuus parantunut ja henkilökunnan tyytyväisyys on kasvanut.

- Kysynnän mukainen työvoiman kohdistus vähentää henkilöstökuluja, koska turhat työvuorot saadaan pois. Samalla asiakkaita saadaan palveltua paremmin juuri kysynnän huippuina, mikä puolestaan kasvattaa myyntiä, Pauli Dahlbom People Geeksistä toteaa tyytyväisenä.

- Uskon, että datan ja kehittyneen analytiikan hyödyntäminen henkilöstöä koskevassa päätöksenteossa ja prosesseissa on selvästi astumassa uudelle aikakaudelle. Mallintamalla esimerkiksi henkilöstö- ja operatiivista dataa, kykenemme entistä tarkemmin hahmottamaan ilmiöiden välisiä vaikutussuhteita ja luomaan näistä ennusteita toiminnan ohjaamiseksi.

- Yhteistyömme Houston Analyticsin kanssa on synnyttänyt selvää lisäarvoa asiakasyrityksillemme. Huomaan, että ilmassa on nyt runsaasti kiinnostusta datan hyödyntämiseen henkilöstöä koskevassa päätöksenteossa, Pauli kertoo.

Monella yrityksellä ensimmäisen askeleen ottaminen kohti toimivaa, tietoon perustuvaa henkilöstösuunnittelua tuottaa tuskaa, siksi People Geeks ja Houston Analytics ovat tuomassa palvelukokonaisuuteemme aiheeseen porautuvan People analytics -valmennuksen. Lisää tietoa valmennuksesta löydät lähiaikoina verkkosivuiltamme. 

Kuvassa Pauli Dahlbom, People Geeks