Blogi

Laadukas raportointi kasvattaa tuottavuutta

Lukemattomissa tietokannoissa, Exceleissä ja erilaisissa tekstitiedostoissa löytyy dataa usein enemmän kuin tarpeeksi. Mutta miten saada tieto sitä tarvitsevalle ohjaamaan ja tehostamaan liiketoiminnan prosesseja? Jos kysymykset tuntuvat tutulta, agendalle kannattaa nostaa raportoinnin kehityshanke.

Oman kokemukseni mukaan raportoinnin toimimattomuuden syyt löytyvät toisaalta tiedon lähteiltä – eli ei mitata oikeita asioita ja tiedon sisältöä ei tunneta – toisaalta raportoinnin huonosta käytettävyydestä. Hyvän raportoinnin perusta on liiketoimintaprosessin ymmärrys: Millä tunnusluvuilla on merkitystä prosessin ohjauksessa? Mitä mikin tunnusluku kuvaa ja mitä se on ns. syönyt sisäänsä. Onko esimerkiksi raportin tunnusluvun X arvojen 5 ja 6 välillä merkittävä, toimenpiteitä vaativa ero, vai onko kyseessä normaali vaihtelu. Jotta tieto palvelisi liiketoimintaa arjessa, sillä tulee olla businessomistaja, pelkkä IT-osaaminen ei raportoinnissa riitä.

Nykyisillä raportointivälineillä eri tietolähteisiin on helppo yhdistyä ja tietoa on helppo yhdistää. Kun tietoa voidaan katsoa yhtä aikaa eri näkökulmista, sen arvo liiketoiminnan ohjauksen kannalta paranee. Kaiken lähtökohtana tulee kuitenkin olla käyttäjäystävällisyys ja raportoitavan tiedon oleellisuus tiedon käyttäjälle. Olen ollut raportoinnin kehittämisprojektissa, jossa puolet olemassa olevista mittareista todettiin ”nice-to-know”-kategoriaan kuuluviksi ja karsittiin pois. Tuloksena raporttien käyttäjäkokemus- ja käyttöaktiivisuus kasvoivat merkittävästi.

Liiketoimintaa ohjaamaan tarvitaan tilanteesta riippuen joko staattisia tai interaktiivisia raportteja – tai molempia. Kehittyneiden itsepalveluratkaisuiden käyttäjän ei tarvitse olla IT-ekspertti, vaan kehittyneiden, interaktiivisien dashboard’ien avulla maallikkokin pystyy tekemään omaa työtään tukevaa ”data discovery’a”, porautumista raportoitujen lukujen taustaan. Raportointivälineiden tarjoamat uudet mahdollisuudet ovat näin hämärtäneet rajaa raportoinnin ja ”kevyen” raportoinnin välillä.

Mikä sitten on oikea ratkaisu kuhunkin tarpeeseen? Ennen raportointiratkaisun valintaa kannattaa tarjolla olevia eri vaihtoehtoja testata selkeillä käyttötapauksilla ja verrata saatuja tuloksia liiketoiminnan asettamiin vaatimuksiin. Oheinen muistilista auttaa oman raportointityövälineen valinnassa:

  • Mitkä tietolähteitä käytetään ja millä välineellä tarvittavat tietomallit rakennetaan?
  • Kuinka paljon tietolähteistä on Exceleitä tai muita taulukoita?
  • Mitä halutaan mitata ja mihin kohtaan yrityksen prosessia ne liittyvät?
  • Onko raportointi kertaluonteista vai jatkuvaa?
  • Mitä toiminnallisuuksia ja visuaalisia elementtejä raporteilta odotetaan?
  • Millainen on käyttäjien data-ymmärrys ja analyyttinen osaaminen?
  • Mitkä raportointitarpeet ovat pakollisia, mitä kuuluvat osioon ”nice-to-have”?

Tulen seuraavissa blogi-kirjoituksissani porautumaan syvemmin eri raportointityövälineiden ominaisuuksiin, vahvuuksiin ja heikkouksiin.

Toni Jormalainen, Senior Rocket Scientist

http://blogi.houston-analytics.com/blogi/tieto-ei-ole-itseisarvo-vaan-tyovaline